Vous l’aurez compris, le ton est à la provocation. Pourtant, qui n’a pas entendu parler de ce « nouveau super logiciel/système » qui (cochez au choix les désagréments) :

☐ ajoute du temps de saisie,

☐ est très lent pour faire apparaitre des bilans mensuels, ou

☐ fait planter les autres appli déjà ouvertes ?

Pourtant, un SIRH ou un système d’E-RH (qui contrairement à un logiciel, passe par le biais d’internet et est donc ouvert et accessible à plus d’utilisateurs, plus interactif, favorisant la simultanéité…) ont une vraie valeur ajoutée, à certaines conditions .

Condition 1  

Comprendre les trois dimensions ou trois types d’activité de l’entreprise qui seront impactées par le SIRH :

• Les activités administratives liées aux RH,
• Les activités RH classiques, recrutement, formation, motivation…et évaluation).
• Une dimension stratégique, en lien avec les adaptations nécessaires à faire en terme de développement de l’entreprise ;

Condition 2 

Procéder à un audit des processus RH

Avant toute implémentation d’un nouvel outil touchant aux processus il sera nécessaire de les mettre à plat. Autrement dire, de les disséquer et de savoir comment se subdivisent un processus, les tâches, étapes, circuits suivis, et le temps passé. Identifier à quel moment il y aura substitution avec le SIRH et envisager les conséquences sur l’amont et l’aval du processus.

Condition 3

Impliquer tous les acteurs, utilisateurs directs ou indirects

Ainsi, même si au sein d’une PME, les RH sont relativement centralisées, les bénéfices et les conditions d’usage d’un SIRH ne doivent pas uniquement être envisagés uniquement à l’horizon de la direction générale.

Le commanditaire doit donc bien avoir en tête que ces outils  ne sont pas que des outils mais également des processus, des données, et même des individus : les salariés sont en effet partie intégrante d’un E-RH ou SIRH !

Il est donc nécessaire d’envisager des réunions d’informations, de préparation, et une phase de prise en main, en doublon avec l’ancien système peut même être envisagée.

Condition 4

Expliciter les objectifs attendus du SIRH même si ils ne seront pas visibles immédiatement.

Ceci pour permettre l’appropriation et l’acceptation de l’outil et les éventuels retours critiques constructifs des utilisateurs.

Condition 5

Ne pas survendre les avantages et bénéfices du SIRH

Le premier avantage recherché souvent à l’origine de la commande, est celui de la réduction des coûts permise par une optimisation des processus. Or le temps d’appropriation du système et de ses applications (et subtilités) et le changement à mettre en œuvre donnent souvent une impression de régression ; il s’agit là d’être à la fois pédagogue et patient, à l’écoute et motivant pour ne pas perdre des salariés dans la route vers une implémentation réussie !

Il faut surtout montrer dés que possible (donc dés visibilité)  l’efficacité qu’apporte ce nouvel outil du fait de la plus grande cohérence des processus RH. A condition, bien entendu, que ceux-ci aient été mis à plat et audités avant implémentation (up condition n°2).

Condition de conclusion :

Se répéter sans cesse les conditions de succès de la mise en place d’un SIRH démontrées par les chercheurs Haines et Petti en 1997 : « piloter le changement, intégrer la complexité, veiller à la cohérence des actions, régler la vitesse des évolutions, gérer l’information et enfin apprendre à apprendre continuellement » ;

Etes-vous prêt ?