Externaliser pour une entreprise est toujours un choix à mesurer. Il faut bien prendre en compte les coûts et les bénéfices, en termes d’argent, de temps mais également de service rendu et de tranquillité.  L’externalisation de la paie n’échappe pas à ces règles et nous avons listé pour vous les avantages et les inconvénients à prendre en compte avant de rendre votre décision.

Externalisation de la paie : les avantages

Gagner du temps et de l’argent

Gérer la paie des salariés est une activité complexe et qui prend du temps. Si vous ne possédez pas de spécialiste en interne, cette charge revient souvent aux services des Ressources Humaines. Mais sans être habitués à cette exercice, il peut leur demander beaucoup de temps et surtout, les outils ne sont pas toujours maîtrisés. Externaliser la gestion de la paie c’est donc gagner du temps mais également de l’argent. L’argent de la formation ou de l’embauche des personnes en charge de la paie, mais également de l’achat et la maintenance d’un logiciel de gestion.

Etre serein sur les questions juridiques et réglementaires

Deuxième avantage de faire sous-traiter votre paie à une autre entreprise, vous n’aurez pas à vous soucier des évolutions juridiques et réglementaires. Mieux, vous serez toujours en pointe et certains d’être en conformité par rapport à la loi. L’expertise juridique est l’un des points forts des sociétés de gestion de paie et cela vous évitera peut-être aussi des litiges avec vos collaborateurs.

Bénéficier d’une interface simplifiée

Enfin, vous n’aurez pas à prendre en charge les interfaces complexes des logiciels de paie. La plupart des entreprises externes mettent en place des interfaces simplifiées. Vous rentrez vos données et vous avez accès directement aux bulletins et documents nécessaires à votre fonctionnement. Bien évidemment, la plupart des entreprises de service proposent également un suivi personnalisé avec un interlocuteur dédié prêt à répondre à vos questions.

Externaliser sa paie : quels inconvénients ?

Choisir le bon prestataire

Gains en termes de temps, d’argent et de tranquillité d’esprit sauf si… vous n’avez pas bien choisi votre prestataire ! C’est une chose à laquelle il faut bien réfléchir avant de signer un contrat. Pensez à faire le tour des sociétés de gestion de paie pour trouver celle qui vous convient le mieux en termes de tarif, de solutions de gestion mais également de relations interpersonnelles. Avez-vous besoin d’un référent à votre disposition 24h/24 ou préférez-vous tout gérer depuis une plateforme web ? Nous forçons le trait évidemment, mais c’est une variable importante !

La situation de dépendant vis-à-vis de ce nouveau partenaire peut aussi effrayer, surtout s’il y a un engagement de pris. Un autre paramètre à prendre en compte.

Perdre des compétences ou des postes en interne

L’autre inconvénient, c’est que vous allez certainement perdre en compétences et en maîtrise de l’information. Déléguer une tâche, surtout en externe demande une bonne dose de lâcher-prise et de confiance dans votre partenaire.

Si vous aviez une personne dédiée à la gestion de la paie, cela peut aussi remettre en question son poste. Demandez-vous avant de sauter le pas quelles compétences vous souhaitez conserver et n’oublier pas de discuter avec la société de gestion de paie de la confidentialité et de la gestion des informations sensibles.