Pour que la vie au travail soit optimale, il est possible de prendre des engagements concrets et faciles à mettre en œuvre. Ces engagements concernent tout le monde : managers mais aussi salariés, ce en tout temps.

Trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle

Sans équilibre entre ces deux composantes, tous les salarié-e-s, y compris les managers, risquent au fil du temps de devenir moins productifs. Cet équilibre passe tout d’abord par des horaires de travail raisonnables. Les heures supplémentaires peuvent être justifiées pour boucler un dossier urgent. Toutefois l’urgence ne doit pas devenir un mode de fonctionnement habituel de l’entreprise.

De même, pointer du doigt les collaborateur-trice-s qui partent, tôt – à l’heure pour être franc -, risque de les inciter à faire du présentéisme : être là parce qu’il faut être là, sans forcément travailler. Cette pratique coûte cher sur le long terme à l’entreprise, à cause du désinvestissement des salarié-e-s qu’elle implique.

Anticiper et planifier les projets en donnant aux salarié-e-s des délais réalistes est un second moyen de limiter les débordements de la vie professionnelle sur la vie personnelle. En cas d’urgence ou de difficulté à trancher la question de la priorité à donner entre deux dossiers, c’est au manager de définir les projets prioritaires et, le cas échéant, à négocier des délais avec les clients.

Troisième moyen d’équilibrer le professionnel et le personnel : le droit à la déconnexion des salarié-e-s. Cela n’est pas qu’une simple question de respect de la législation. Les salarié-e-s ne doivent pas être disponibles 24 heures sur 24 y compris les week-ends et pendant leurs congés, sauf bien sûr urgence. Ce droit concerne également les managers. Déconnecter permet de se reposer mais aussi de prendre du recul sur les dossiers. Ce qui semble, à première vue être une perte de temps donne au final un gain de créativité et de productivité.

Trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle n’est pas suffisant si le temps de travail est consacré à des tâches chronophages.

Repenser la gestion du temps pour gagner en qualité de vie

Deux contextes chronophages sont à repenser pour optimiser facilement la gestion du temps au sein des entreprises : les réunions et la gestion des emails.

Les réunions sont les plus souvent chronophages pour des résultats souvent décevants pour les participant-e-s. Repenser les réunions commence par choisir un horaire adapté à tous. Il faut donc privilégier les horaires classiques de 9 à 18 heures. Il ne faut pas non plus oublier les salarié-e-s qui sont à temps partiel, le mercredi notamment et éviter de planifier des réunions ce jour-là.

Imposer une réunion à un-e salarié-e à un horaire où il n’est pas censé être là risque rapidement de le frustrer et de nourrir un désinvestissement professionnel.

Les méthodes agiles ont popularisé les réunions courtes, faites debout. L’objectif est d’être le plus efficace possible en limitant le nombre de participants. Le nombre de sujets à traiter doit être aussi drastiquement limité et être bien préparés par les responsables de dossier. Un objectif clair doit être défini avant la réunion sous peine de subir des digressions tout azimut qui font s’éterniser les réunions. De plus, certaines entreprises prévoient une pré-rédaction du compte-rendu de la réunion par le responsable de la réunion. Ce compte-rendu est complété au cours de la réunion puis envoyé aux participant-e-s sitôt la réunion terminée. Il s’agit d’éviter les comptes-rendus de réunions qui ne sont jamais rédigés et que l’on attend en vain.

Recourir aux vidéoconférences est un moyen d’éviter des déplacements de salarié-e-s. L’objectif est ici un gain de temps pour des réunions qui ne nécessitent pas la présence physique de tous les participant-e-s.

Comme pour les réunions, une bonne gestion des emails permet de repenser sa gestion du temps. Cela commence par ne pas laisser sa messagerie ouverte en permanence. L’intérêt ? Ne pas être tenté de consulter sa messagerie dès que retentissent les notifications signalant les messages entrants. Consulter ses messages le matin à son arrivée, au moment de sa pause déjeuner puis au retour de cette pause et enfin une dernière fois avant de partir est suffisant. Consulter ses emails au fil de l’eau rend le travail de fond très compliqué en raison de son fractionnement.

De même, il peut être opportun de prendre l’habitude de ne pas répondre immédiatement à un message et de se laisser le temps de la réflexion : les vraies urgences sont rares ! Il est aussi possible de prévoir des temps dédiés au traitement des emails. Il n’est pas non plus nécessaire de mettre tout le monde en copie de tous les emails. Seules les personnes réellement impliquées dans le projet doivent recevoir les messages. Sans cela tout le monde est submergé d’emails plus ou moins intéressants, au risque de rater les messages importants.

Pour favoriser un bon équilibre en vie professionnelle et vie personnelle, certaines entreprises interdisent d’ailleurs l’envoi d’emails avant et après une certaine heure et pendant le week-end. Il s’agit de faire respecter le droit à la déconnexion des salarié-e-s.

Autre moyen d’améliorer la qualité de vie au bureau : au lieu d’envoyer un email : aller voir directement son interlocuteur-trice qui est parfois juste de l’autre côté du bureau. C’est bien plus convivial ! Les managers doivent être exemplaires pour que leurs collaborateur-trice-s adoptent ces bonnes pratiques !