Un projet urgent qui va impacter grandement le chiffre d’affaires impose de recruter rapidement un-e salarié-e. Après un marathon d’entretiens avec des candidats plus ou moins convaincants, vous avez trouvé un-e salarié-e qui convient. Malheureusement, il faut vite boucler le recrutement. La solution pour aller vite : rédiger une lettre d’embauche.

La lettre d’embauche, en attendant le contrat de travail

La lettre d’embauche n’est pas obligatoire mais elle permet de fixer rapidement les points essentiels qui devront figurer dans le contrat de travail qui sera signé ultérieurement.

Cette lettre précède le contrat de travail. Il s’agit simplement d’une lettre dans laquelle l’entreprise précise son intention de recruter le-la salarié-e et les conditions dans lesquelles l’embauche se fait.

Le principal intérêt de la lettre d’embauche est qu’elle formalise la relation entre l’entreprise et le-la futur-e salarié-e. Il est important de préciser dans cette lettre l’existence d’une période d’essai. À défaut, le-la salarié-e sera considéré-e comme commençant son contrat de travail en CDI, sans période d’essai. Cette lettre permet donc de laisser le service RH rédiger le contrat de travail plus sereinement alors que l’entreprise a un besoin immédiat de main d’oeuvre.

Vous pouvez aussi remettre cette lettre aux futur-e-s salarié-e-s plusieurs semaines avant le début de la prise de poste. Ce cas de figure concerne les salarié-e-s qui ont encore un préavis à assurer chez leurs précédents employeurs. Cette lettre sert dans ce cas à rassurer les futur-e-s salarié-e-s.

Même si la lettre d’embauche n’est pas le contrat de travail, il engage l’entreprise. Cette lettre contient les principaux éléments que contiendra le contrat de travail. Il faut donc la rédiger avec précaution.

Que doit contenir la lettre d’embauche ?

Pour que la lettre d’embauche ait une valeur utile, elle doit contenir un certain nombre d’éléments.
Parmi les éléments devant figurer dans la lettre d’embauche, figure la date et l’heure de début de l’emploi ainsi que les horaires de travail. Si le contrat est un CDD, il faut naturellement indiquer sa durée et le cas échéant la raison du recours à un tel contrat (congé maternité, surcroit temporaire d’activité…). À défaut de précision de la nature du contrat, ce sera un CDI. Le choix de recourir à un CDD implique donc d’être précis dans la rédaction de la lettre.
Le poste convenu avec le-la salarié-e est également à préciser dans cette lettre. C’est en principe l’élément central dans la négociation entre salarié-e et entreprise au moment de la prise de décision d’embauche. En plus du poste, il peut être opportun de mentionner le service dans lequel le-la collaborateur-trice travaillera.

Le lieu de travail est un troisième élément à ne pas oublier au moment de rédiger la lettre. Cette mention permet de lever tout ambigüité sur cet élément important dans la relation de travail.

Autre élément négocié avant l’embauche : le salaire. Il est donc nécessaire de le rappeler dans la lettre d’embauche. Cette lettre doit aussi mentionner les éléments accessoires au salaire tels qu’avantages en nature, primes, intéressement, participation… La lettre doit par ailleurs indiquer la convention collective dont dépendra le-la futur-e salarié-e.

La lettre doit enfin mentionner le cas échéant l’existence d’une période d’essai et de sa durée et du fait qu’elle pourra être renouvelée.

Pour conclure la lettre, vous pouvez inviter le-la futur-e salarié-e à répondre à cette lettre dans un délai par exemple de 8 jours à compter de sa réception.

Enfin, il est possible de prévoir qu’à défaut de réponse positive dans le délai fixé, la proposition deviendra caduque.
Ce dernier élément permet de limiter le risque d’un changement brusque d’avis d’un-e salarié-e indécis.

Il ne vous restera plus alors qu’à rédiger le contrat de travail de ce-tte salarié-e.