Ne représentant aujourd’hui qu’une infime partie des démarches RH, la gestion de la note de frais est cependant un enjeu pour l’entreprise. La note de frais doit être gérée correctement par les entreprises mais que représente-t-elle ? Quels sont les enjeux d’une bonne gestion de ces notes de frais ? À quel défi l’entreprise sera-t-elle bientôt confrontée ?

Pour mémoire, les notes de frais représentent l’ensemble des frais qui sont engagés par le chef d’entreprise ou par le salarié dans le cadre professionnel, et qui doivent être justifiés. En général, elles sont établies à chaque fin de mois. Un système de remboursement des notes de frais doit donc être mise en place, quelque soit la taille de l’entreprise et le secteur d’activité. Le but de cette organisation est d’arriver à maîtriser les coûts. Ce qui explique l’enjeu à bien les gérer.

Le double enjeu d’une bonne gestion des notes de frais

La note de fais étant une source de coûts, il s’agit ainsi d’être certain que les sommes remboursées correspondent bien à des dépenses liées à une mission. Et que les frais générés par une mission soient bien remboursés.

Les enjeux concernent donc aussi bien l’entreprise (gestion des dépenses) que le salarié (remboursement des frais avancés). L’entreprise doit ainsi bien connaître les règles relatives aux demandes de remboursement des frais professionnels puisque l’employeur doit obligatoirement rembourser ces frais au salarié.

Comment gérer les notes de frais ?

Pour bien gérer les notes de frais, il faut connaître les modes de remboursement.

La loi précise que l’entreprise peut choisir le mode de remboursement de ces frais :

– au réel : remboursement de la somme dépensée par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle

– par forfait : l’employeur fixe un montant pour chaque type de dépense

Les frais de remboursement concernent généralement les frais de déplacement, de repas ou encore de logement. Le salarié doit donc fournir des justificatifs comme les tickets de péage, de stationnement, les tickets de restaurants pour les repas professionnels ou encore les frais d’hôtel. En résumé, il doit fournir tous les justificatifs nécessaires pour pouvoir prouver que ses dépenses entrent dans le cadre professionnel et donc pour pouvoir être remboursé.

Gérer signifiera donc contrôler. Et cela s’avère indispensable pour éviter tout abus ou oubli. Par exemple un salarié désirant faire passer ses propres dépenses personnelles en dépenses professionnelles ou des erreurs de la part de l’entreprise comme l’oubli de rembourser les montants dus aux salariés.

Pour gérer les dépenses professionnelles, l’entreprise a donc besoin d’un logiciel permettant de gérer les demandes de remboursement et la validation de ces dernières.

Quel avenir pour la gestion des notes de frais ?

Aujourd’hui, la note de frais prend généralement la forme d’une fiche remplie par le salarié. La dématérialisation de la gestion des notes de frais changera donc la donne puisqu’il ne s’agira plus de les gérer au format papier mais de les numériser et les conserver pendant dix ans. Les enjeux seront également différents : satisfaire aux exigences des deux parties mais également choisir un partenaire qui a les moyens d’archiver et de sécuriser les données sur dix ans. Ce sujet d’actualité sera plus amplement développé dans un prochain article.