Cruciale pour l’entreprise, la gestion des notes de frais va désormais passer par la dématérialisation, désormais autorisée. Elles n’auront plus besoin de conserver, au format papier, les justificatifs liés à aux notes de frais.

Certaines entreprises abordent pourtant ce changement avec appréhension. Quels sont les enjeux de la dématérialisation des notes de frais ? Quels sont ses points forts et ses points faibles ?

En quoi consiste la dématérialisation des notes de frais ?

Fonctionner avec des tableaux Excel, c’est désormais terminé ! La dématérialisation est arrivée et rend le traitement des notes de frais plus simple et efficace.

Comment se concrétise-t-elle : Par la mise en place d’un circuit de validation entre le salarié qui rentre sa note de frais, le manager qui la valide en ligne et le service administratif qui rembourse le salarié. Voici un exemple concret du gain de temps lié à la dématérialisation : en déplacement, grâce à une application de gestion de notes de frais, le collaborateur prend en photo son justificatif et l’insère dans une ligne de dépense spécialement créée pour l’occasion.

Des points forts non négligeables :  

– Les notes de frais seront plus facilement accessibles et plus rapidement consultables.

– Si l’on reprend l’exemple précédent, le gain de temps sera considérable et le remboursement plus rapide car le manager valide cette note de frais en ligne et la transmet au service administratif. S’il n’avait pas eu accès à cette application mobile, le salarié aurait dû attendre son retour de déplacement pour transmettre son reçu au service dédié à la gestion des notes de frais et le remboursement aurait été plus tardif. Ainsi, selon Rydoo, solution de gestion des voyages d’affaires et des notes de frais, la dématérialisation permet de diviser par quatre le temps consacré au traitement des notes de frais et réduire de 87% ces coûts de traitement. Elle permet également un gain de temps pour le salarié qui passe en moyenne 27 minutes pour remplir une note de frais.  

– Autre avantage indéniable : la réduction des fraudes et des erreurs qui avoisineraient les 700 euros par an et par salarié. En 2018, près de 30% des salariés ont essayé d’avoir plus de notes de frais. Et quand on sait que 83% des notes de frais ont été remboursées cette même année, éviter ces fraudes et erreurs est primordial.

– 83 % des salariés interrogés sont favorables à la dématérialisation des notes de frais. Pourquoi donc s’en priver ?

3 points faibles à atténuer :

– Il faut posséder un système de numérisation certifié répondant aux exigences de l’administration fiscale.

– La dématérialisation des notes de frais entraîne évidemment une conduite du changement : 63% des salariés reconnaissent que la gestion papier de leurs notes de frais est une tâche fastidieuse et une perte de temps. Mais tous les salariés ne sont pas nécessairement habitués au numérique et seront plus réticents au changement.

– Le choix du partenaire est important puisqu’il doit avoir les moyens de sécuriser et d’archiver les données pendant 10 ans.

Attention tout de même à bien conserver les copies originales des notes de frais puisqu’elles peuvent être demandées par l’administration fiscale.