Est-il besoin de le rappeler – Oui, soyons honnêtes, tous les DRH ne savent pas forcément ce que veut dire « outils collaboratifs »- ces outils sont généralement informatiques, et permettent aux salariés de travailler en collaboration. On les appelle aussi outils de TCAO (travail collaboratif assisté par ordinateur).

Typologie des outils collaboratifs

Il existe 3 grands types d’outils :

– Les outils de communication de base : ils permettent la circulation d’information entre salariés au sein d’une même entreprise : mail, messagerie instantanée, tableau interactif, visio conférence, etc…

– Les outils de Knowledge Management : utilisés pour partager un savoir, une expertise, ou des document crées ou identifiés par un des salariés : bibliothèques, portails, FAQ, annuaires, moteurs de recherches, outils de peer to peer. On les trouve plus fréquemment dans les grandes entreprises.

– Les outils de workflow, qui permettent de coordonner des projets, du type agendas partagés, outils de synchronisation etc… On y intègre également tous les outils permettant le travail sur un même document. Le développement de google drive et de dropbox (pour ne pas les nommer) favorisent spécialement ces outils dans les petites structures ou entre partenaires.

En quoi les RH sont-ils touchés par l’utilisation des outils collaboratifs ?

Si l’usage des nouvelles technologies est connu par les salariés en 2014, qui sont tous sur au moins un réseau social, participent à des forums de discussion, et connaissent les outils collaboratifs sur le mode personnel, c’est bien la façon dont ceux-ci doivent être adaptées au monde du travail qui va primer. Et c’est là que le RRH intervient.

Ils doivent d’abord apprendre eux-mêmes l’utilisation de ces outils. Surtout ils doivent à la fois montrer l’exemple ET accompagner les salariés et les managers à adopter eux-mêmes ces outils.

En termes stratégiques, cela passe par la nécessité d’étudier et comprendre quel doit être l’usage de ces nouvelles technologies puis par la façon dont elles doivent être introduites dans le quotidien des managers.

Ces nouveaux usages impliquent aussi que les responsables RH doivent permettre l’adoption de comportements managériaux innovants. Entre autres, tout ce qui concerne le management d’équipes lointaines, implantées éventuellement aux quatre coins du monde, de culture diamétralement opposées et sans même les avoir rencontrés….en utilisant les outils collaboratifs.

Par ailleurs, ces outils amènent à repenser les relations des Responsables RH avec les DSI, et même à sortir de leur champ de compétence ou à au moins travailler en complémentarité avec ces DSI.

Anticiper et rassurer

Pour tout cela, le RRH doit être dans une démarche d’anticipation, avec un réel processus d’appropriation préalable. Comme dit plus haut, il doit non seulement apprendre l’utilisation des outils mais surtout envisager tous les impacts possibles sur les managers, et ce forcément en collaboration totale avec la DSI, les services communication, mais aussi tous les membres de la direction.

Enfin, le RRH va devoir accompagner les managers dans ce changement. L’accès aux informations n’est plus leur monopole, leurs collaborateurs peuvent en savoir autant voire beaucoup plus qu’eux. Ce changement est parfois violent. Il faut donc que les managers apprennent à voir les choses différemment et en l’occurrence mettre l’accent sur la création de valeur.  Et c’est souvent là que se trouve la tâche la plus difficile.
Les RRH ont donc un rôle stratégique à jouer dans l’intégration optimale et efficiente des outils collaboratifs dans leur entreprise.