Pendant les vacances, l’entreprise doit pallier les absences de ses salariés et maintenir une certaine qualité de service. Au moment où tant de monde part en vacances, comment réussir à ne pas ralentir le rythme d’un service ou d’une entreprise ?

Question d’apparence simple pour tout DRH, mais qui peut pourtant s’avérer épineuse. Mais vous l’avez déjà certainement vécu !

Attribuer les congés aux salariés

L’employeur peut donner en priorité les congés aux salariés ayant des enfants scolarisés. Il peut également proposer aux salariés d’aligner leurs congés avec ceux de leur conjoint. Mais il peut laisser ses salariés s’organiser entre eux et imposer les congés s’il n’y a aucun accord entre les salariés.

Finalement, même si en général les salariés proposent leurs dates de congés à l’employeur, c’est à ce dernier que revient la décision finale d’accepter ou non les dates et la durée des congés. C’est d’ailleurs à l’employeur de gérer le planning des départs en congés.

S’il n’y a pas d’accord entre les salariés, il peut fixer l’ordre des départs selon :

– l’ancienneté des salariés

– d’éventuelles activités des salariés pour d’autres employeurs

– la situation familiale des salariés (congés du conjoint)

Opter pour le roulement des congés

Pendant cette période de vacances, l’idéal est que l’entreprise procède à un roulement : les salariés pourront prendre leurs congés successivement. Il faudra ainsi fixer l’ordre des départs en congés pour organiser l’activité en fonction des salariés présents. Ils doivent donc être prévenus à l’avance pour qu’ils puissent s’organiser également.

En cas de roulement pour les congés, l’entreprise doit donc organiser l’activité en interne. Les salariés devront donc prévenir leurs contacts professionnels de leur absence et leur date de retour de congés, via un mail automatique par exemple. D’autres salariés peuvent également prendre le relais en effectuant les tâches des salariés en congés.

Le plus important pour l’employeur reste donc d’anticiper le plus possible les départs en congés de ses salariés. Cette anticipation lui permettra d’organiser au mieux le temps de travail, que ce soit à travers une réorganisation interne ou bien en ayant recours aux contrats à durée déterminée ou aux intérimaires. Chaque entreprise agit comme elle le souhaite, tant qu’elle reste dans le cadre de la Loi.

D’autres options possibles

L’employeur peut donc mettre tous les salariés en congés en même temps, notamment si l’entreprise décide de fermer ses portes pendant la période estivale, notamment pour que l’effectif soit au complet au retour des vacances.

Dernière option possible : l’entreprise peut également recruter des contrats à durée déterminée (CDD) ou bien des intérimaires pour pallier l’absence de plusieurs salariés.

La clé : une bonne organisation

Organiser une réunion avec l’ensemble des salariés avant les départs en congés est donc nécessaire, non seulement pour faire un bilan sur les dossiers mais aussi pour annoncer les absences des collaborateurs et ainsi répartir au mieux les tâches de travail.