Votre patron ou votre directeur des ressources humaines a-t-il le droit de surveiller vos mails ? La réponse est à priori : non.
Mais, pour un chef d’entreprise la situation peut être délicate car s’il n’a pas le droit d’empiéter sur la vie privée de ses employés il court néanmoins le risque que ces derniers envoient, volontairement ou pas, des informations sensibles. Et le temps passé à communiquer pour des motifs personnels est un obstacle à la productivité.
Une étude a en effet révélé que le temps consacré par les salariés à lire des mails non productifs peut aller jusqu’à 30{c8c691660c1801e9fbd5490b08281288f3a5e81b02065e584db8b8aea2fc01a5} du temps consacré à l’utilisation du courrier électronique.
Les spams, une mauvaise utilisation des mails, peuvent saturer les serveurs de messagerie et les virus peuvent causer des dégâts importants.
De plus, chaque mail envoyé est une carte de visite qui représente l’entreprise.
D’un point de vue juridique, les courriers électroniques sont comme les courriers traditionnels ; le salarié bénéficie du principe du secret des correspondances ; toutefois, l’employeur peut prendre connaissance des mails professionnels après en avoir informé les salariés.
Les entreprises n’ont pas le droit de lire les messages électroniques des employés mais le système automatique de surveillance des mails, basé notamment sur des mots-clés interdits ou sur cetains types de pièces jointes, peut être mis en place après information.
Légalement, l’employeur ne peut rien faire si le salarié n’est pas informé du contrôle ; toutefois celui-ci peut être implicitement mentionné dans le contrat de travail évoquant le contrôle de l’usage du matériel de l’entreprise et donc des messageries électroniques.
Deux règles protègent toujours le salarié : celle de la transparence (information) et celle de la proportionnalité des moyens mis en place par rapport aux risques encourus ; le degré de surveillance doit être proportionnel aux risques potentiels liés à l’utilisation des mails.
Selon l’article L.121-8 du Code du Travail, aucune information ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté à la connaissance du salarié. Le CE doit être informé et consulté.
L’article 9 du Code Civil prévoit un principe général de protection de la vie privée ; ce principe est une limite aux moyens de surveillance mais le problème est de savoir où se situe la frontière entre le personnel et le professionnel.
L’employeur doit donc informer ses salariés s’il veut pouvoir surveiller les courriers électroniques mais une interdiction absolue de l’usage privé de la messagerie de l’entreprise par les salariés est interdite suite à un arrêt de la Cour de Cassation.
Le contrôle va de toutes façons fragiliser les deux parties et face aux contraintes légales la meilleure solution semble être de surveiller les données elles-mêmes plutôt que les personnes et ce par le biais des clés d’accès, du cryptage, tunnels ou connexions sécurisées.
On peut résumer en disant qu’il est possible d’utiliser l’e-mail professionnel à des fins personnelles mais avec discernement et modération.
Une bonne solution est la Charte électronique permettant d’exposer clairement ce qui est permis ou interdit dans le cadre de l’utilisation des messageries. Un surveillance proportionnée des entreprises doit correspondre à une utilisation raisonnable du mail par les salariés pour maintenir un climat de confiance.