Sujet de plus en plus évoqué dans le domaine des Ressources Humaines et plus largement dans les entreprises françaises, la dématérialisation RH consiste en la substitution de documents papiers liés aux RH par des fichiers numériques, conservés sur différents supports informatiques. Cette dématérialisation génère une simplification des processus administratifs et RH.
Différents facteurs ont facilité cette mise en place : loi El Khomri, apparition de la génération Z, usages mobiles étendus…
Deux approches de la dématérialisation, mais les mêmes objectifs
La première approche est celle de la dématérialisation des processus, ou autrement dit la digitalisation, sur une plateforme collaborative, du traitement puis de la gestion d’un ensemble de tâches.
La Dématérialisation des documents est la seconde approche et se concrétise par la transformation des documents papiers des salariés (bulletins de paie, contrat de travail) mais aussi de l’entreprise (règlement intérieur) en supports numériques.
Les objectifs restent bien entendu le gain de temps par la simplification des tâches mais aussi la meilleure accessibilité aux documents hors de l’entreprise.
Des exemples concrets de son application dans les entreprises
- Le coffre numérique RH salarié permet de distribuer les documents RH plus facilement et rapidement (bulletins de paie etc).
- Le coffre-fort numérique RH employeur permet le stockage et l’archivage de ces documents.
- La gestion documentaire RH centralise les dossiers salariés et les documents d’entreprise afin qu’ils soient accessibles et en sécurité.
- La signature électronique RH entraîne un gain de temps et une économie de papier puisque la signature est réalisée numériquement.
Les enjeux pour les PME et les grandes entreprises
Les PME ont intérêt à effectuer ce passage au numérique, synonyme de gain de temps et de profit à la clé. Les exemples précédemment cités montrent que de nombreux bénéfices s’offrent aux entreprises, quelques soient leur type ou leur secteur d’activité. Les documents sont accessibles partout, à n’importe quel moment et depuis n’importe quel appareil mobile ce qui génère une véritable expérience utilisateur. De plus, même si les documents sont désormais numérisés, ils représentent une valeur juridique au regard de la loi pour le salarié et restent confidentiels.
Autres avantages : les gains de productivité non négligeables et des coûts administratifs réduits. Enfin, la suppression de l’utilisation du papier montre une bonne action de l’entreprise en faveur de l’environnement mais aussi une économie d’argent en vue de l’élimination des frais d’impression.
La dématérialisation des procédures RH permet également d’optimiser la productivité des salariés puisqu’en 2018, un salarié passait en moyenne près de 15{c8c691660c1801e9fbd5490b08281288f3a5e81b02065e584db8b8aea2fc01a5} de son temps à lire une information et 50{c8c691660c1801e9fbd5490b08281288f3a5e81b02065e584db8b8aea2fc01a5} de son temps à chercher cette même information parmi les documents.
Cependant, certains freins existent à la mise en place de cette numérisation pour les PME comme l’investissement dans des équipements permettant de numériser et de stocker les données pouvant être onéreux. Le risque de fraude est également présent puisque les données transitent via le réseau mais ce risque peut être limité grâce à des dispositifs de sécurité tels que la signature électronique ou encore le système d’archivage électronique.