Tour d’horizon des 4 sur les 9 domaines dans lesquels la vie privée des salariés est en balance avec les intérêts de leur entreprise. Il nous restera à traiter dans un prochain article, les questions des vêtements portés par les salariés, leur santé, leurs activités hors de l’entreprise en ligne et hors ligne et enfin de leur droit à la déconnexion.
1. Les données personnelles des salariés
Les données personnelles sont une composante importante de la vie privée des salariés. Toutefois, chaque employeur est tenu de posséder un certain nombre de données personnelles sur ses salariés même si ces derniers peuvent être tentés de s’y opposer.
Un employeur doit posséder des informations personnelles sur ses salariés pour exécuter correctement des formalités administratives dont en priorité le contrat de travail (nom, prénom, numéro de sécurité sociale…). Ces mêmes données personnelles sont aussi nécessaire pour respecter des obligations déclaratives (Déclaration préalable à l’embauche, DSN…).
Les salariés ne peuvent s’opposer au traitement de ces données personnelles. Ces données ne doivent toutefois être accessibles qu’aux salariés qui en ont besoin pour travailler. Les RH doivent pour ce faire se conformer aux principes du RGPD.
Ainsi un employeur peut licencier pour faute, un salarié qui accède, à l’insu de celui-ci, aux données relevant de la vie privée de ses collègues. Le licenciement est justifié parce que ce salarié n’est pas sensé avoir connaissance de ces données. Le simple accès aux données sans les communiquer à des tiers justifie la sanction.
2. Les dossiers personnels sur les ordinateurs de bureau
Il n’est pas rare qu’un salarié ait un ou plusieurs fichiers personnels sur son ordinateur de bureau parce qu’il a, par exemple, utilisé le scanner du bureau pour numériser un document personnel.
Les tribunaux ont posé le principe d’une présomption de caractère professionnel des fichiers présents sur les ordinateurs de l’entreprise. En d’autres termes, tous les fichier présents sur l’ordinateur de bureau d’un salarié sont professionnels sauf preuve du contraire, rapportée par le salarié.
Comment un salarié peut-il prouver qu’un fichier est personnel et non professionnel ? Tout simplement en le rangeant dans un dossier « Personnel ». L’employeur ne peut ainsi accéder au contenu d’un dossier identifié comme « Personnel ». Un dossier au nom du salarié n’est pas suffisant pour en interdire l’accès : rien ne permet d’être sûr que son contenu n’est pas professionnel. C’est le terme « personnel » qui fera foi en cas de litige. Si le salarié est absent, l’employeur doit l’appeler pour qu’il soit présent à l’ouverture du dossier.
Par ailleurs, appeler l’ensemble du disque dur « Personnel » n’est un moyen licite pour échapper à la surveillance de l’employeur. Cela ne permet donc pas d’utiliser un ordinateur de bureau à des fins purement privées. L’employeur peut donc en consulter le contenu.
De même, une clé USB ou un disque dur externe connecté est présumé être professionnel. Son contenu est donc consultable par l’employeur. Pour éviter une telle consultation par un employeur, le salarié doit identifier les fichiers comme personnels.
3. La messagerie de l’entreprise utilisée par le salarié
Comme pour leur ordinateur de bureau, les salariés utilisent parfois leur messagerie professionnelle à des fins privées.
Comme pour l’ordinateur de bureau, les emails reçus sont présumés avoir un caractère professionnel. Dans ce cas, l’employeur ne peut les consulter sans demander à ses salariés.
Toutefois si un email reçu ou envoyé contient dans son objet la mention « personnel », l’employeur ne peut le consulter. Le secret des correspondances interdit à l’employeur de consulter un message personnel d’un salarié.
Ce principe vaut également pour les courriers papier reçus par les salariés à l’adresse de leur employeur. La mention « personnel » figurant sur l’enveloppe interdit d’ouvrir le courrier. Cette mention garantit également le secret des correspondances.
L’interdiction d’utiliser la messagerie à des fins privées posée par l’employeur ne permet pas de passer outre ce secret des correspondances. Une sanction fondée sur le défaut de respect de la règle posée reste toutefois possible.
4. La surveillance du salarié dans l’entreprise
Un employeur peut surveiller ses salariés même si ces derniers bénéficient du respect de l’intimité de leur vie privée au sein de l’entreprise.L’employeur doit informer ses salariés qu’il les surveille. Cette surveillance peut par exemple porter sur les locaux de l’entreprise, la messagerie, les conversations téléphoniques.
Si l’employeur n’informe pas ses salariés qu’il les surveille, les éventuelles sanctions basées sur les preuves recueillies grâce aux moyens de surveillance seront considérées comme abusives.
De plus les moyens de surveillances doivent être proportionnés à la finalité recherchée. Ainsi par exemple, « l’utilisation d’un système de géolocalisation pour assurer le contrôle de la durée du travail, laquelle n’est licite que lorsque ce contrôle ne peut pas être fait par un autre moyen, n’est pas justifiée lorsque le salarié dispose d’une liberté dans l’organisation de son travail ».
L’emploi de stratagèmes pour prouver la faute d’un salarié n’est pas non plus possible. De même, le recours à la filature d’un salarié par un détective est un moyen de preuve illicite dans la mesure où cela empiète trop sur la vie privée du salarié. La fin ne justifie pas dans ce cas les moyens !
Rendez-vous la semaine prochaine où nous traiterons des 5 derniers domaines.