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La dématérialisation des notes de frais : avantages et inconvénients

Cruciale pour l’entreprise, la gestion des notes de frais va désormais passer par la dématérialisation, désormais autorisée. Elles n’auront plus besoin de conserver, au format papier, les justificatifs liés à aux notes de frais.

Certaines entreprises abordent pourtant ce changement avec appréhension. Quels sont les enjeux de la dématérialisation des notes de frais ? Quels sont ses points forts et ses points faibles ?

En quoi consiste la dématérialisation des notes de frais ?

Fonctionner avec des tableaux Excel, c’est désormais terminé ! La dématérialisation est arrivée et rend le traitement des notes de frais plus simple et efficace.

Comment se concrétise-t-elle : Par la mise en place d’un circuit de validation entre le salarié qui rentre sa note de frais, le manager qui la valide en ligne et le service administratif qui rembourse le salarié. Voici un exemple concret du gain de temps lié à la dématérialisation : en déplacement, grâce à une application de gestion de notes de frais, le collaborateur prend en photo son justificatif et l’insère dans une ligne de dépense spécialement créée pour l’occasion.

Des points forts non négligeables :  

– Les notes de frais seront plus facilement accessibles et plus rapidement consultables.

– Si l’on reprend l’exemple précédent, le gain de temps sera considérable et le remboursement plus rapide car le manager valide cette note de frais en ligne et la transmet au service administratif. S’il n’avait pas eu accès à cette application mobile, le salarié aurait dû attendre son retour de déplacement pour transmettre son reçu au service dédié à la gestion des notes de frais et le remboursement aurait été plus tardif. Ainsi, selon Rydoo, solution de gestion des voyages d’affaires et des notes de frais, la dématérialisation permet de diviser par quatre le temps consacré au traitement des notes de frais et réduire de 87% ces coûts de traitement. Elle permet également un gain de temps pour le salarié qui passe en moyenne 27 minutes pour remplir une note de frais.  

– Autre avantage indéniable : la réduction des fraudes et des erreurs qui avoisineraient les 700 euros par an et par salarié. En 2018, près de 30% des salariés ont essayé d’avoir plus de notes de frais. Et quand on sait que 83% des notes de frais ont été remboursées cette même année, éviter ces fraudes et erreurs est primordial.

– 83 % des salariés interrogés sont favorables à la dématérialisation des notes de frais. Pourquoi donc s’en priver ?

3 points faibles à atténuer :

– Il faut posséder un système de numérisation certifié répondant aux exigences de l’administration fiscale.

– La dématérialisation des notes de frais entraîne évidemment une conduite du changement : 63% des salariés reconnaissent que la gestion papier de leurs notes de frais est une tâche fastidieuse et une perte de temps. Mais tous les salariés ne sont pas nécessairement habitués au numérique et seront plus réticents au changement.

– Le choix du partenaire est important puisqu’il doit avoir les moyens de sécuriser et d’archiver les données pendant 10 ans.

Attention tout de même à bien conserver les copies originales des notes de frais puisqu’elles peuvent être demandées par l’administration fiscale.

Veille RH : semaine du 23 février au 1er mars

Chaque semaine, retrouvez dans cette rubrique notre veille RH : les articles les plus marquants dans le domaine des RH et du recrutement. 

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A la semaine prochaine !

Organiser le temps de travail pendant des vacances

Pendant les vacances, l’entreprise doit pallier les absences de ses salariés et maintenir une certaine qualité de service. Au moment où tant de monde part en vacances, comment réussir à ne pas ralentir le rythme d’un service ou d’une entreprise ?

Question d’apparence simple pour tout DRH, mais qui peut pourtant s’avérer épineuse. Mais vous l’avez déjà certainement vécu !

Attribuer les congés aux salariés

L’employeur peut donner en priorité les congés aux salariés ayant des enfants scolarisés. Il peut également proposer aux salariés d’aligner leurs congés avec ceux de leur conjoint. Mais il peut laisser ses salariés s’organiser entre eux et imposer les congés s’il n’y a aucun accord entre les salariés.

Finalement, même si en général les salariés proposent leurs dates de congés à l’employeur, c’est à ce dernier que revient la décision finale d’accepter ou non les dates et la durée des congés. C’est d’ailleurs à l’employeur de gérer le planning des départs en congés.

S’il n’y a pas d’accord entre les salariés, il peut fixer l’ordre des départs selon :

– l’ancienneté des salariés

– d’éventuelles activités des salariés pour d’autres employeurs

– la situation familiale des salariés (congés du conjoint)

Opter pour le roulement des congés

Pendant cette période de vacances, l’idéal est que l’entreprise procède à un roulement : les salariés pourront prendre leurs congés successivement. Il faudra ainsi fixer l’ordre des départs en congés pour organiser l’activité en fonction des salariés présents. Ils doivent donc être prévenus à l’avance pour qu’ils puissent s’organiser également.

En cas de roulement pour les congés, l’entreprise doit donc organiser l’activité en interne. Les salariés devront donc prévenir leurs contacts professionnels de leur absence et leur date de retour de congés, via un mail automatique par exemple. D’autres salariés peuvent également prendre le relais en effectuant les tâches des salariés en congés.

Le plus important pour l’employeur reste donc d’anticiper le plus possible les départs en congés de ses salariés. Cette anticipation lui permettra d’organiser au mieux le temps de travail, que ce soit à travers une réorganisation interne ou bien en ayant recours aux contrats à durée déterminée ou aux intérimaires. Chaque entreprise agit comme elle le souhaite, tant qu’elle reste dans le cadre de la Loi.

D’autres options possibles

L’employeur peut donc mettre tous les salariés en congés en même temps, notamment si l’entreprise décide de fermer ses portes pendant la période estivale, notamment pour que l’effectif soit au complet au retour des vacances.

Dernière option possible : l’entreprise peut également recruter des contrats à durée déterminée (CDD) ou bien des intérimaires pour pallier l’absence de plusieurs salariés.

La clé : une bonne organisation

Organiser une réunion avec l’ensemble des salariés avant les départs en congés est donc nécessaire, non seulement pour faire un bilan sur les dossiers mais aussi pour annoncer les absences des collaborateurs et ainsi répartir au mieux les tâches de travail.

Notes de frais : une gestion à deux pans

Ne représentant aujourd’hui qu’une infime partie des démarches RH, la gestion de la note de frais est cependant un enjeu pour l’entreprise. La note de frais doit être gérée correctement par les entreprises mais que représente-t-elle ? Quels sont les enjeux d’une bonne gestion de ces notes de frais ? À quel défi l’entreprise sera-t-elle bientôt confrontée ?

Pour mémoire, les notes de frais représentent l’ensemble des frais qui sont engagés par le chef d’entreprise ou par le salarié dans le cadre professionnel, et qui doivent être justifiés. En général, elles sont établies à chaque fin de mois. Un système de remboursement des notes de frais doit donc être mise en place, quelque soit la taille de l’entreprise et le secteur d’activité. Le but de cette organisation est d’arriver à maîtriser les coûts. Ce qui explique l’enjeu à bien les gérer.

Le double enjeu d’une bonne gestion des notes de frais

La note de fais étant une source de coûts, il s’agit ainsi d’être certain que les sommes remboursées correspondent bien à des dépenses liées à une mission. Et que les frais générés par une mission soient bien remboursés.

Les enjeux concernent donc aussi bien l’entreprise (gestion des dépenses) que le salarié (remboursement des frais avancés). L’entreprise doit ainsi bien connaître les règles relatives aux demandes de remboursement des frais professionnels puisque l’employeur doit obligatoirement rembourser ces frais au salarié.

Comment gérer les notes de frais ?

Pour bien gérer les notes de frais, il faut connaître les modes de remboursement.

La loi précise que l’entreprise peut choisir le mode de remboursement de ces frais :

– au réel : remboursement de la somme dépensée par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle

– par forfait : l’employeur fixe un montant pour chaque type de dépense

Les frais de remboursement concernent généralement les frais de déplacement, de repas ou encore de logement. Le salarié doit donc fournir des justificatifs comme les tickets de péage, de stationnement, les tickets de restaurants pour les repas professionnels ou encore les frais d’hôtel. En résumé, il doit fournir tous les justificatifs nécessaires pour pouvoir prouver que ses dépenses entrent dans le cadre professionnel et donc pour pouvoir être remboursé.

Gérer signifiera donc contrôler. Et cela s’avère indispensable pour éviter tout abus ou oubli. Par exemple un salarié désirant faire passer ses propres dépenses personnelles en dépenses professionnelles ou des erreurs de la part de l’entreprise comme l’oubli de rembourser les montants dus aux salariés.

Pour gérer les dépenses professionnelles, l’entreprise a donc besoin d’un logiciel permettant de gérer les demandes de remboursement et la validation de ces dernières.

Quel avenir pour la gestion des notes de frais ?

Aujourd’hui, la note de frais prend généralement la forme d’une fiche remplie par le salarié. La dématérialisation de la gestion des notes de frais changera donc la donne puisqu’il ne s’agira plus de les gérer au format papier mais de les numériser et les conserver pendant dix ans. Les enjeux seront également différents : satisfaire aux exigences des deux parties mais également choisir un partenaire qui a les moyens d’archiver et de sécuriser les données sur dix ans. Ce sujet d’actualité sera plus amplement développé dans un prochain article.

Veille RH : semaine du 18 au 22 février

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A la semaine prochaine !

La dématérialisation des procédures administratives RH vue par les salariés français

Althéa, cabinet de conseil spécialisé dans le conseil RH et SIRH, a révélé, en partenariat avec divers organismes, les résultats d’un sondage réalisé auprès d’un échantillon de 1010 salariés français. L’objectif était de recueillir leurs opinions et attentes en matière de dématérialisation des procédures administratives RH dans les entreprises.
Que peut-on tirer des résultats de ce sondage ?

Des outils de dématérialisation RH dont les salariés français sont satisfaits

Les salariés français connaissent globalement les outils de dématérialisation RH et ceux qui y ont accès s’en disent satisfaits. La signature électronique des contrats de travail est l’outil de dématérialisation RH dont les salariés sont les plus satisfaits même s’il reste l’outil le moins déployé dans les entreprises. Quand ils y ont accès, les salariés français se disent également satisfaits en matière de stockage dématérialisé des pièces du dossier individuel, de transmission de documents et certificats par voie dématérialisée ou encore de digitalisation des demandes et questions aux RH et de coffre-fort numérique personnel.

Le bulletin de paie électronique a de l’avenir selon les salariés français

Même si l’utilisation du bulletin de paie électronique n’est encore que peu répandue dans le monde de l’entreprise, la notoriété de cette procédure est bonne auprès des salariés français, jugeant par ailleurs que cette digitalisation est inévitable. Selon la majorité des salariés interrogés, le bulletin de paie électronique va se développer rapidement, que ce soit dans certains types de sociétés ou bien dans toutes les entreprises. Ils sont d’ailleurs favorables à sa généralisation (58% pour ceux qui n’y ont pas accès contre 83% pour ceux qui y ont accès).

Un certain nombre d’avantages, mais aussi des aprioris dont il faut se détacher

Selon les salariés français interrogés, ces outils de dématérialisation des procédures RH dégagent une image d’innovation et de performance, ou encore la volonté de la part des entreprises de se mettre au service des collaborateurs. Le respect de l’environnement et la possibilité d’un accès aux documents à distance sont également évoqués. Cependant ils estiment que le déploiement de ces solutions peut donner une image d’entreprise déshumanisée et dépensière. La peur du changement, de ne pas avoir accès à ces documents ou encore du manque de protection de leurs données sont les freins principalement cités. Selon eux, ces outils sont d’ailleurs plus bénéfiques aux entreprises (73%) qu’aux salariés (54%).

En conclusion, comme le confie David Gordon, Senior Manager chez Althéa : « Les habitudes sont inscrites dans la culture française, c’est pourquoi l’accompagnement au changement est si important dans tout projet de modernisation ou de digitalisation de l’entreprise. Ce n’est qu’à ce prix qu’on remporte l’adhésion des salariés. Quant à la sécurité et la confidentialité des données, elles sont des craintes légitimes face aux cybermenaces actuelles. Le choix d’un fournisseur de confiance, proposant des solutions tout à la fois sécurisées et disponibles, n’est désormais plus une option. »

Pourquoi attendre de dématérialiser ?

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