Volontiers provocateur ce titre d’article, non ?

On parle en effet plus souvent d’externalisation que de sous-traitance, surtout pour les Ressources Humaines. On verra cependant qu’il est envisageable pour une entreprise de sous traiter une partie de ses services RH, à condition de bien s’entendre sur la définition du mot sous-traiter et des attentes de l’entreprise.

Sous-traitance versus externalisation

Revenons sur la différence de sens entre ces deux mots qui sont fréquemment utilisés l’un pour l’autre. Les deux désignant le fait de transférer une partie des tâches de l’entreprise à l’extérieur, pour optimiser ses résultats, réduire ses charges, ou se focaliser sur son cœur de métier.

Mais là où l’externalisation permet de faire face à un problème d’ordre structurel, la sous-traitance est en général choisie lorsque l’entreprise est en sous-capacité, ou face à un problème d’ordre conjoncturel, donc temporaire.

Dans le cas de la sous-traitance, l’entreprise « donneuse d’ordre » confie la réalisation d’opérations ou de services à une entreprise sous-traitante. Cette dernière doit respecter un cahier des charges précis, et il n’y a pas « de transfert de personnel, d’actifs matériels ou immatériels ni de transfert d’obligations contractuelles » (Eric Fimbel, conseiller scientifique de l’EOA).

L’avantage de la sous-traitance est que c’est temporaire, il ne se pose donc pas la question du périmètre concerné ni des domaines dont l’entreprise doit conserver la maitrise, contrairement à l’externalisation.

Les situations et services concernés

La paye

Concernée également par l’externalisation, la paye est facilement sous traitable temporairement.

Maladie du responsable paye, période de surcharge de travail, dû à un nombre important de CDD….sont les situations qui peuvent conduire à sous traiter la paye.

Mais cela peut aussi se pratiquer sans réel problème conjoncturel, et pour faire un point légal et juridique. Ainsi, sous traiter une fois par an le traitement de la paye à des experts aguerris permet de profiter d’une mise à jour réglementaire ou technologique.

Le recrutement

Un profil particulier à recruter ou au contraire un poste pour lequel l’entreprise a trop de candidats peut amener à sous traiter un recrutement, ou au moins une des phases du recrutement.

Un cabinet de recrutement, peut ainsi jouer le rôle de chasseur de tête ou bien jouer le rôle de filtre.

La formation

Et oui, la formation fait également partie des domaines RH qui peuvent être sous traitées. Donc externalisées de manière temporaire. Cela peut être le cas de petites structures qui doivent se mettre à jour de qualifications ou certifications s, ou souhaite améliorer le niveau global de compétences en langues. Un cabinet extérieur effectuera un audit de niveau et de besoins, et proposera un accompagnement global spécifique et adapté à l’entreprise.  

Gestion des talents, des carrières, des compétences

Généralement peu abordé par les RH dans les petites structures, on peut imaginer cependant une forme de sous-traitance de ces domaines sensibles, en particulier dans les petites équipes où on va travailler sur ce poste de manière ponctuelle, avec appel à des experts, pas forcément les mêmes car pas forcément pour la même demande. Cependant, quitte à faire effectuer ce travail par des prestataires extérieurs il s’avère souvent plus intéressant de définitivement décider d’externaliser ces fonctions, pour établir une relation de long terme avec le prestataire, même si des appels d’offre de renouvellement sont prévus tous les 3 ou 4 ans.

Pour les autres domaines gérés par les ressources humaines : développement, relations sociales, composantes relationnelles et individuelles de la gestion des carrières, responsabilité sociale, rémunération, la sous-traitance existera alors mais sur des aspects très pointus et jamais sur l’intégralité du domaine.

Les avantages de la sous-traitance

Comme pour l’externalisation, le premier avantage à souligner est l’avantage financier : l’entreprise donneur d’ordre ne supporte que des charges variables.

Le deuxième avantage à souligner est que sous-traiter permet d’accéder à des technologies ou processus ou spécialistes (juridiques, entre autres) que l’entreprise n’a pas en interne et de disposer au bon moment de l’expérience et de l’expertise  adaptée.

Et ceci avec souplesse, permettant de faire face aux pics d’activité ou à des besoins ponctuels, sans désorganisation.

L’impact stratégique du service RH peut également être augmenté, celui-ci se concentrant sur son cœur de métier, et l’innovation RH est permanente.

Si la distinction externalisation versus sous-traitance est claire pour ce qui est du domaine de la production, elle l’est moins pour les services. Pour la fonction RH, il est évident que l’on retiendra la contrainte de l’urgence et du besoin court terme, pour sous-traiter alors qu’externaliser amènera l’entreprise à devoir bien réfléchir à sa stratégie avant d’engager toute démarche auprès d’un prestataire.